Blog by Markus Müller

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Verarbeiten und Organisieren in OneNote

Im vergangenne Artikel haben wir unsere Informationen in Outlook verarbeitet und organisiert. nun sehen wir, wie wir das in OneNote erreichen können. Einige Schritte sind analog zu Outlook. 

Haben wir eine Information, die veraltet ist oder die wir nicht mehr brauchen, löschen wir diese direkt. Wir markieren den Textbereich und drücken die Löschen-Taste oder wir löschen die ganze Seite mit einem Rechtsklick und Löschen.

 

Wenn keine Aktion erforderlich ist, sortieren wir die Information in unser Referenzsystem. Wir können eine Textausschnitt oder ein Bild ausschneiden und auf einer vorhandene Seite einfügen, oder wir erstellen eine neue Seite und fügen den Inhalt ein.

Handelt es sich um eine ganze Seite, können wir diese per Drag & Drop in die entsprechende Ablage schieben oder wir klicken sie Seite rechts an und wählen den Punkt "Verschieben oder kopieren".

Einige Informationen wollen wir irgendwann später mal wieder aufrufen. Hierfür dient unsere "Someday/Maybe" Ablage. Es kann sich dabei evtl. um Weblinks handeln oder um Ideen die wir irgendwann mal implementieren wollen. Weitere Beispiele wären auf Filme die ich noch gerne sehen würde oder Bücher die ich noch gerne lesen würde.

Was ist, wenn wir an eine Information erinnert werden wollen. Hier können wir einen Task direkt aus OneNote in Outlook erstellen. Setzen sie den Cursor in die Überschrift der Seite und setzen sie einen Task mit der Tastenkombination STRG+Shift+F5. Eine rote Flagge erscheint dann vor der Zeile. Dies geht innerhalb des Textes oder für eine ganze Seite. In Outlook kann dieser Task dann kategorisiert werden.

Falls eine Aktion erforderlich ist, verfahren sie analog zu Outlook. Tue es direkt, delegier es oder schieb es auf und erstelle einen Task. 

Projekte in OneNote Organisieren

Eines meiner größeren Herausforderungen war die Verwaltung von Projekten bzw. Aufgaben mit mehreren Teilschritten. Wenn ich Informationen verarbeite und stoße auf eine Aufgabe die mehrere Schritte erfordert , erstelle ich ein Projekt in meiner Projektablage. Hierzu nutze ich meine Seitenvorlage für Projekte. Ich erstelle mir eine kurze Projektbeschreibung und eine Liste mit allen Tasks. Nun gehe ich in die erste Zeile der Tasks und drücke STRG+Shift+F5 um einen Task in Outlook zu hinterlegen.

onenote projektseite

Wenn eine Aufgabe erledigt ist, fallen meist Informationen zu dem Projekt an (PSM) wie z.B. Telefonnotizen. Diese laden im OneNote Inbox. Diese Informationen verschiebe ich in die Projektablage und sortiere sie dort als Sub-Pages zum Projekt ein.

Informationen die ich erhalte wie PDF Dateien kann ich per Drag & Drop in OneNote integrieren.

onenote anhang

Sollten es zu viele Dokumente sein, dann erstelle ich mir auf meinem Skydrive eine Ordnerstruktur zum Projekt, wo ich diese Daten speichere. Die Ordnerstruktur habe ich mir analog zu OneNote angelegt.

E-Mails zum Projekt ordne ich in Unterordner in Outlook. Wenn es nicht viele E-Mails sind, nutze ich den "Senden an OneNote" Button.

Nun sind wir am Ende meines GTD Specials. Beste grüße an Michael Wheatfill von Dynamic IT, welcher diesen Guide in english verfasst hat und von dem ich diese Methode mit einigen perönlichen Änderungen übernommen habe.

Organisieren in Outlook
Renovierung bei der Freundin

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Samstag, 16. Dezember 2017
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