Blog by Markus Müller

Mein Lifestyle, meine Hobbies und alles dazwischen.

GTD mit Office 2013

GTD mit Office 2013

Dieser Artikelserie ist in mehrere Parts aufgeteilt und basiert auf dem Guide von dynamicit (Michael Wheatfill) :

Part 1: Einführung GTD mit Office 2013Part 2: {zooitem: 176 text: Outlook 2013 Setup}Part 3: {zooitem: 175 text: OneNote Setup}Part 4: {zooitem: 174 text: Informationen sammeln mit Outlook und OneNote}Part 5: {zooitem: 173 text: Verarbeiten und Organisieren mit Outlook}Part 6: {zooitem: 172 text: Verarbeiten und Organisieren mit OneNote} Meine zentrale Organisationssoftware ist Outlook 2013. Hier erfasse ich meine Termine, Next Actions (Aufgaben), Kontakte und E-Mails. Der folgende Screenshot zeigt eine Übersicht meines Outlooks. Zusätzlich nutze ich OneNote für mein GTD System. 

Outlook ermöglicht mir die Bearbeitung meiner E-Mails, die Organisation meiner Eingänge sowie eine Übersicht meine "Next Actions".

Outlook benutze ich für die folgende Workflows:

Sammeln - Alle E-Mails die ankommenVerarbeitung - Entscheiden was mit den E-Mails gemacht werden muss (Beantworten, als Referenzmaterial einsortieren, löschen)Organisieren - als Referenz- oder Projektmaterial archivierenAbarbeiten - E-Mails beantworten, resultierende Aufgaben delegieren oder als Next Action als Aufgabe speichern.

In OneNote sammle ich meine täglichen Gedanken, meine Projektübersicht, Support- und Referenzmaterial. OneNote spielt für mich eine wichtige Rolle. Mit der App für mein Handy kann ich hier sogar Fotos direkt einfügen um diese später für eine Dokumentation am PC zur Verfügung zu haben. In OneNote manage ich auch meine Projekte. Hier habe ich spezielle Seitenvorlagen erstellt. Projekte bestehen meist aus mehreren Aufgaben. Hier mache ich mir Gedanken über alle zukünftigen nächsten Schritte. Das Projekt verknüpfe ich dann mit meinen Outlook Aufgaben. In Outlook kann ich dann mit einem Doppelklick direkt in das Projekt in OneNote springen und sehen welche Aufgabe als nächstes ansteht.

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Outlook 2013 Setup

Outlook 2013 Setup

Die folgende Anleitung kann variieren wenn sie Outlook 2010 oder 2013 im Einsatz haben. Meine Beschreibung bezieht sich auf Outlook 2013.

Kategorien anlegen

Zunächst beschäftigen wir uns mit den nächsten Schritten. Über die Outlook Kategorien teilen wir unsere nächsten Schritte kontextbezogen ein, z.B. wo wir unsere nächsten Schritte tun, @Computer, @Home, @phone, @Office. So können wir unsere evtl. doch recht große Next Action Liste etwas runter brechen.

Wir beginnen indem wir den Button "Kategorisieren" in der Leiste in Outlook anklicken. Dann wählen wir "Alle Kategorien".

Sofern sie sich keine eigenen Kategorien angelegt haben, stehen hier nur einige vordefinierte Kategorien. Diese werden alle gelöscht. Im obigen Screenshot sehen sie meine GTD Kategorieliste. GTD ist aber sehr flexibel. Sie können auch ihre eigenen Bezeichnungen eingeben  Die ihren Bedürfnissen entspricht. Fangen wir nun an, eine Kategorie zu erstellen. In Fenster "alle Kategorien" wählen sie sich für ihre erste Kategorie eine Farbe aus und klicken auf "Neu" anschließend geben sie ihren Kategorienamen ein mit einem @ vorangestellt, z.B. @phone. Wiederholen sie dann die Schritte, bis sie alle ihre Kategorien angelegt haben.

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OneNote 2013 Setup

OneNote 2013 Setup

In Part 2 unserer Reihe haben wir Outlook konfiguriert. Kommen wir nun zu OneNote, unserer Zentrale für die Sammlung und Verarbeitung unserer Informationen.

Ich finde das OneNote Standard Layout nicht so gut für GTD. Daher habe ich das Layout meinen Bedürfnissen angepasst. Damit wir schnell in den verschiedenen Notizbüchern blättern können habe ich die Notizbuchleiste mit dem Reiszwecken Symbol Seitlich angeheftet.

Des Weiteren habe ich meine Navigation und mein Seitenregister auf der linken Seite. Hierfür klicken sie auf "Datei" dann "Optionen" wählen dort die Option "Anzeige". Hier setzen sie das Häkchen bei "Seitenregister Links" und "Navigationsleiste links".

Setup der Notizbücher

Nun legen wir unsere Notizbücher an. Welche Notizbücher sie benötigen, hängt rein von ihnen ab. Ich fahre sehr gut mit folgendem Setup.

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Informationen sammeln mit Outlook und OneNote

Informationen sammeln mit Outlook und OneNote

In Part 2 und 3 dieser Serie haben wir Outlook und OneNote konfiguriert. Nun sehen wir, wie wir diese Tools zum Erfassen und Speichern von Informationen nutzen.

Outlook sehe ich nicht als Tool zum Erfassen von Informationen. Es sammelt unsere E-Mails und spielt eine größere Rolle in anderen GTD Prozessen. Outlook sammelt alle E-Mails zentral im Posteingang um diese später zu bearbeiten.  In diesem Artikel werden wir uns hauptsächlich mit OneNote beschäftigen.

OneNote Docked Mode

Eines der wohl besten OneOne Features, dass das Leben verändert, ist wohl der angedockte Modus von OneNote. Hierbei wird OneNote rechts an den Bildschirm angeheftet. Man kann Notizen erfassen und gleichzeitig die normalen Inhalte auf dem Bildschirm anzeigen. Das Beste dabei ist unter anderem, dass OneNote einen Link zu dem aktiven Programm oder der Webseite automatisch in die Notizen mit einfügt. Die automatischen Links funktionieren nicht mit jedem Programm.

Um den Dockingmodus einzuschalten klicken sie auf Ansicht, dann auf "an den Desktop andocken". Alternativ die Tastenkombination STRG+ALT+D. Der Text in OneNote wird automatisch umgebrochen. Man muss also keine Angst vor Scrolling haben. Ein erneutes Drücken der Tastenkombination schaltet OneNote wieder in den normalen Modus.

Senden an OneNote

Ein weiteres gutes Feature ist "senden an OneNote". Man kann einen Text aus dem Internet Explorer markieren und über Rechtsklick direkt an OneNote in die Inbox senden. Voraussetzung ist die korrekte Konfiguration wie aus Part 3 der Artielserie. Aus Outlook kann man ganze E-Mails samt Anhang und Overhead (Absender, Datum, Betreff, usw.) über den OneNote Button direkt zu OneNote senden.

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Organisieren in Outlook

Organisieren in Outlook

In den vorangegangenen Artikeln haben wie gesehen, wie man Informationen sammeln kann. In diesem Artikel geht es darum, wie man diese Informationen nun weiter verarbeitet. Verarbeitung der Informationen heißt aber nicht, dass wir die Aktionen nun direkt alle erledigen, sondern wir sehen uns alle Informationen an und entscheiden dann was mit diesen Informationen gemacht wird oder welche "Next Actions" sich daraus ergeben.

Meiner Meinung nach geht Verarbeitung und Organisation der Informationen Hand in Hand. Wenn wir uns die Informationen ansehen, warum also nicht auch gleich dorthin sortieren, wo sie hin gehören?

Verarbeiten und Organisieren des Outlook Inbox

Ziel ist es, den Posteingang von Outlook leer zu bekommen (Inbox Zero). Wir sehen uns jede E-Mail an und entscheiden, was damit getan werden muss.

Trash

Wenn es Müll ist, dann drücken wir die ENTF-Taste und löschen die Mail direkt.

Einordnen als Referenzmaterial

Nicht jede Mail die wir bekommen, löst eine direkte Aktion aus. Diese E-Mails sortieren wir als Referenzmaterial in Unterordner ein. Falls sie keine Unterordner haben, legen sie sich welche an. Diese Unterordner können generelle Informationen oder projektbezogene Inhalte enthalten. Ich selbst nutze nicht viele Unterordner. Die Suchfunktion in Outlook ist dermaßen gut, dass ich eher die Suchfunktion nutze statt viele Unterordner anzulegen.

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Verarbeiten und Organisieren in OneNote

Verarbeiten und Organisieren in OneNote

Im vergangenne Artikel haben wir unsere Informationen in Outlook verarbeitet und organisiert. nun sehen wir, wie wir das in OneNote erreichen können. Einige Schritte sind analog zu Outlook. 

Haben wir eine Information, die veraltet ist oder die wir nicht mehr brauchen, löschen wir diese direkt. Wir markieren den Textbereich und drücken die Löschen-Taste oder wir löschen die ganze Seite mit einem Rechtsklick und Löschen.

 

Wenn keine Aktion erforderlich ist, sortieren wir die Information in unser Referenzsystem. Wir können eine Textausschnitt oder ein Bild ausschneiden und auf einer vorhandene Seite einfügen, oder wir erstellen eine neue Seite und fügen den Inhalt ein.

Handelt es sich um eine ganze Seite, können wir diese per Drag & Drop in die entsprechende Ablage schieben oder wir klicken sie Seite rechts an und wählen den Punkt "Verschieben oder kopieren".

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GTD - Getting Things Done

Meine Begeisterung zu der GTD Methodologie wuchs, als ich Beruflich und auch Privat immer mehr Aufgaben zu erledigen hatte. Ich wusste damals schon, das ich ein System finden musste, welches meinen Kopf entlastet, da ich damals schon viele Dinge vergessen habe. Als Technik Geek kam natürlich nur eine EDV gestützte Variante in Frage. Einen Organizer oder ähnliches geht für mich gar nicht.

Aber was ist GTD eigentlich? 

Getting Things Done (GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen.Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem notiert und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuellen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen.

Da ich viel mit Outlook arbeite  lag das natürlich zunächst mal nahe. Mittels der Aufgaben konnte ich so zunächst mal meine einzelnen Aufgabe notieren. Nach einer Zeit hat mich dieses System aber gefrustet, da ich viele Aufgaben hatte, die Unteraufgaben besaßen.

Als Beispiel wäre da eine einfache Bestellung von Ware. Dies kann man schön als Aufgabe festlegen. Allerdings fehlt dann einfach der Vermerk der einzelnen Handlungsschritte. Bei einer Bestellung muss man zunächst Angebote einholen. Dazu brauche ich auch Querverweise zu den Adressen. Dann muss ich warten bis alle Angebote da sind und diese vergleichen. Vor einer Bestellung muss ich einen Bestellschein ausfüllen und einen kleinen Vermerk.  All diese Schritte dürfen nicht vergessen werden.

Wie notiert man sich so was nun also? Also bin ich wieder weg von Outlook da es einfach nicht die passende Lösung war. Nach einiger Zeit bin ich auf Online Tools gestoßen wie Producteev oder ToDoist. Hier kann man sehr schön die Handlungsschritte einer Aufgabe als Unteraufgabe anlegen. Eigentlich das perfekte Tool. Ich habe dies auch einige Zeit genutzt aber im Endeffekt hatten beide Programme zu wenig Interaktionsmöglichkeiten mit meinen Microsoft Tools mit den ich ständig arbeite.

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