Blog by Markus Müller

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Rechnungen in Infopath

Da ich nun ein Kleingewerbe für IT-Services & Webdesign betreibe, stellte sich mir die Frage nach einem guten Rechnungsprogramm. Naheliegend war die Nutzung von Word oder Excel. Da ich SharePoint 2013 nutze, hätte ich die Dokumente hier auch direkt im Zugriff gehabt. Das ganze war mir aber nicht automatisiert genug. Da google dein Freund ist, habe ich etwas Recherchiert. Dabei bin ich auf ein gutes Tutorial von MVP Michael Greth gestoßen. Dieser hat ein Rechnungsformular mittels Infopath und Sharepoint erstellt.

 

In SharePoint kann man seine Listen pflegen mit dem Kundenstamm und den Artikeln. Mit dem Infopath Designer erstellt man sich nun sein Formular und greift die Daten aus dem SharePoint ab. Das Formular kann man abschließend in einer Formularbibliothek veröffentlichen und dann in SharePoint das Rechnungsformular ausfüllen und abspeichern.

Ein weiteres Problem war nun noch die Generierung einer einzigartigen Rechnungsnummer und das Speichern des Dokuments unter dieser Nummer. Auch hier bin ich über google fündig geworden und konnte das Problem lösen. 

Leider aber kam es zu Problemen, die sich nicht so einfach lösen ließen und die Nutzung des ganzen verhindern. Es ist leider nicht möglich eine Fußzeile in einem SharePoint Infopath Formular zu verwenden. Der Webservice beherrscht sowas wohl nicht. Ob nun eine PDF Datei erzeugt wird oder ein Ausdruck auf Papier ist dabei egal. 

Um meine Bankverbindung anzugeben habe ich dann versucht eine Tabelle ans Ende des Formulars zu setzen. Hierbei kam es aber zu Problemen beim Seitenumbruch wenn einige Rechnungspositionen hinzu kamen. So wurde z.B. nur eine Zeile der Tabelle auf die nächste Seite übertragen. So konnte man das Formular dann natülich nicht nutzen.

Ein weiteres Problem war das Speichern über den Absendebutton in der SharePoint Bibliothek. Drückt man auf Absenden, wird die REchnungsnummer generiert und das Formular unter diesem Namen in der Bibliothek gespeichert. Anschließend wird das Formular geschlossen. Man kann das Formular nun wieder öffnen und bearbeiten. Danach muss man aber auf "Speichern" klicken. Drückt man aus versehen erneut auf Absenden wird ein neues Dokument mit neuer Rechnungsnummer generiert. Löscht man das Formular hat man lücken in der Nummerierung. Auch ist das Dokument nicht revisionssicher gespeichert. Man kann jederzeit Änderungen vornehmen.

Infopath mit Sharepoint ist für mich wegen einiger Probleme nicht nutzbar. Google bietet auch keine Lösung an. Ohne teure Software als Komplettlösung auf SharePointbasis klappt es nicht. Die Lösung für mich ist der Onlinedienst www.easybill.de welcher das komplette Programm für mich abdeckt. Von Rechnungen, Angeboten über Mahnwesen bis hin zum versenden der Dokumente per Post oder per E-Mail mit qualifizerter Signatur ist alles enthalten. Das Ganze für 20 € im Monat. Auch eine Zeiterfassung ist mit dabei. Clockodo kann ich somit auch kündigen.

 

Wochennews KW#8 2014
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