Blog by Markus Müller

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Outlook 2013 Setup

Die folgende Anleitung kann variieren wenn sie Outlook 2010 oder 2013 im Einsatz haben. Meine Beschreibung bezieht sich auf Outlook 2013.

Kategorien anlegen

Zunächst beschäftigen wir uns mit den nächsten Schritten. Über die Outlook Kategorien teilen wir unsere nächsten Schritte kontextbezogen ein, z.B. wo wir unsere nächsten Schritte tun, @Computer, @Home, @phone, @Office. So können wir unsere evtl. doch recht große Next Action Liste etwas runter brechen.

Wir beginnen indem wir den Button "Kategorisieren" in der Leiste in Outlook anklicken. Dann wählen wir "Alle Kategorien".

outlook kategorien

Sofern sie sich keine eigenen Kategorien angelegt haben, stehen hier nur einige vordefinierte Kategorien. Diese werden alle gelöscht. Im obigen Screenshot sehen sie meine GTD Kategorieliste. GTD ist aber sehr flexibel. Sie können auch ihre eigenen Bezeichnungen eingeben  Die ihren Bedürfnissen entspricht. Fangen wir nun an, eine Kategorie zu erstellen. In Fenster "alle Kategorien" wählen sie sich für ihre erste Kategorie eine Farbe aus und klicken auf "Neu" anschließend geben sie ihren Kategorienamen ein mit einem @ vorangestellt, z.B. @phone. Wiederholen sie dann die Schritte, bis sie alle ihre Kategorien angelegt haben.

outlook kategorie erstellen

Aufgabenleiste einblenden

Mit dieser GTD Impementation werden alle nächsten Schritte in Outlook erstellt, organisiert, wiedervorgelegt und erledigt. Eines der Schlüsselfeatures, welches mit Outlook 2007 eingeführt wurde, ist die Aufgabenleiste. Falls diese noch nicht sichtbar ist, schalten sie diese über das Menü "Ansicht" -> "Aufgabenleiste" -> "Aufgaben" ein. Sie können über die Ansicht definieren, ob sie den Kalender und die Terminliste in der Aufgabenleisten anzeigen wollen. Den Kalender in Outlook 2013 kann ich nicht empfehlen, der er gegenüber Outlook 2010 nur noch die heutigen Termine anzeigt und nicht mehr die Termine der nächsten 7 Tage.

Anordnung der Aufgabenleiste konfigurieren

Abschließend müssen wir die Ansicht der Aufgabenleiste noch anpassen. Wir ordnen die Aufgaben nach Kategorie an und sortieren bei Bedarf noch nach Priorität. Die sortieung habe ich für mich eingestellt, ist aber nicht zwingend notwendig. Klicken sie mit der rechten Maustaste auf den Text "Anordnen nach:" in der Aufgabenleiste und wählen sie Ansichtseinstellungen.

outlook ansichtseinstellungen

Klicken sie auf den Button "Gruppieren und wählen sie Elemente Gruppieren nach "Kategorien" Aufsteigen. Klicken sie OK. Dann klicken sie auf Sortieren, sortieren nach Priorität absteigend und dann auf OK. Damit nicht alle Aufgaben angezeigt werden, sondern nur diese die offen stehen, müssen sie noch einen Filter einstellen.  Klicken sie hierzu auf "Filtern" dann auf den Reiter "Erweitert". Wählen sie das Feld "datums- /Uhrzeitfelder" -> Erledigt am. Wählen sie als Bedingung "Besteht nicht". Klicken sie auf den Button "Zur Liste hinzufügen" dann auf OK. Ihr Outlook ist nun konfiguriert. Die nächsten Artikel werden noch weitere Tricks enthalten die im Detail beschrieben werden, wenn wir unser Inbox bearbeiten.

outlook gruppieren

outlook sortieren

outlook filtern

 

GTD mit Office 2013
OneNote 2013 Setup

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Sonntag, 21. Januar 2018
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