Blog by Markus Müller

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Organisieren in Outlook

In den vorangegangenen Artikeln haben wie gesehen, wie man Informationen sammeln kann. In diesem Artikel geht es darum, wie man diese Informationen nun weiter verarbeitet. Verarbeitung der Informationen heißt aber nicht, dass wir die Aktionen nun direkt alle erledigen, sondern wir sehen uns alle Informationen an und entscheiden dann was mit diesen Informationen gemacht wird oder welche "Next Actions" sich daraus ergeben.

Meiner Meinung nach geht Verarbeitung und Organisation der Informationen Hand in Hand. Wenn wir uns die Informationen ansehen, warum also nicht auch gleich dorthin sortieren, wo sie hin gehören?

Verarbeiten und Organisieren des Outlook Inbox

Ziel ist es, den Posteingang von Outlook leer zu bekommen (Inbox Zero). Wir sehen uns jede E-Mail an und entscheiden, was damit getan werden muss.

Trash

Wenn es Müll ist, dann drücken wir die ENTF-Taste und löschen die Mail direkt.

Einordnen als Referenzmaterial

Nicht jede Mail die wir bekommen, löst eine direkte Aktion aus. Diese E-Mails sortieren wir als Referenzmaterial in Unterordner ein. Falls sie keine Unterordner haben, legen sie sich welche an. Diese Unterordner können generelle Informationen oder projektbezogene Inhalte enthalten. Ich selbst nutze nicht viele Unterordner. Die Suchfunktion in Outlook ist dermaßen gut, dass ich eher die Suchfunktion nutze statt viele Unterordner anzulegen.

Oft ist es auch Sinnvoll, E-Mails in OneNote zu speichern. Zum Beispiel als Projekt Support Material (PSM) oder als andere Referenzen. Hier nutze ich dann den "senden an OneNote"-Button

Manchmal bekommen sie E-Mails mit Aufgaben, die sie irgendwann mal erledigen müssen. Natürlich wollen wir an diese Aufgabe erinnert werden. Ich setze diese E-Mail dann mittels dem Fähnchen-Symbol auf die Aufgabenliste, kategorisiere sie in die Kategorie "Someday/Maybe" und setze mir eine Erinnerung (Reminder) indem ich die Aufgabe rechtsklicke und dann Zur Nachverfolgung wähle un dann "Erinnerung hinzufügen". Als Aufgabenname wird der Betreff der E-Mail genommen. Falls dieser für mich nicht aussagekräftig genug ist, benenne ich die Aufgabe einfach um. Nun kann ich die E-Mail in einen Projektodner verschieben. Wenn ich die Aufgabe doppelt anklicke, wird die E-Mail geöffnet.

outlook mail aufgabe

Wenn eine Aktion ansteht

Wenn sich eine Aktion aus der E-Mail ergibt, haben wir 3 Optionen. Tue es, delegier es oder schieb es auf (setz es auf die Aufgabenliste).

Tue es

Wenn die Aufgabe 2 Minuten oder weniger in Anspruch nimmt, mach es sofort!

Delegier es

Das ist mein Favorit ;) Wenn ich eine Aufgabe delegiere, will ich die Aufgabe auch im Auge behalten. Ich erstelle mir eine Aufgabe in der Kategorie @waiting for. Dann füge ich eine Erinnerung hinzu damit ich nachhaken kann, falls die Aufgabe bis dahin nicht erledigt wurde. Wenn ich eine positive Rückmeldung bekomme, hake ich die Aufgabe ab.

Alternativ erstelle ich eine Aufgabe, schreibe eine kurze Arbeitsanweisung in das Notizfeld und delegiere es direkt aus der Aufgabe heraus mittels dem Button "Aufgabe zuweisen".

outlook aufgabe delegieren

Schieb es auf

Leider sind nicht alle Aufgaben in 2 Minuten erledigt. Aber wir wollen die Aufgaben so schnell es geht erledigt bekommen, da wir unsere Inbox to zero bekommen wollen. Wir flaggen die E-Mail als eine Aufgabe (Task). Dann kategorisieren wir den Task. Falls der Taskname nicht geeignet ist, benennen wir ihn um. Falls wir an den Tast erinnert werden müssen, zum Beispiel wenn ihn der E-Mail steht: "Bitte Aufgabe XY am Freitagmorgen erledigen", dann setzten wir uns eine Erinnerung. Abschließend verschieben wir die E-Mail aus unserem Inbox in einen Unterordner. Da wir einen Task erstellt haben, ist es egal wo wir die E-Mail in Outlook ablegen. Wir können es nicht mehr vergessen und die Mail jederzeit über den Task aufrufen.

outlook reminder

Der Kalender

Da ich in den Aufgaben jederzeit Reminder setzen kann, benutze ich den Kalender eher weniger. Es gibt einige Szenarios in welchen ich ihn benutze.

  • Jemand schickt mir eine Besprechungsanfrage
  • Ich selbst starte eine Besprechung mit mehreren Teilnehmern
  • Einen Termin außerhalb von Outlook z.B. Kundentermine, Geburtstage o.ä. die eine feste Uhrzeit und einen Ort erfordern.
  • Ich blockiere mir einen Zeitraum um an Projekten und next Actions zu arbeiten.

Was tun wenn mehrere Aktionen anstehen?

Notieren sie sich die nächste Aktion in Outlook in der Aufgabenleiste. Wechseln sie zu OneNote und erstellen sie sich ein Projekt im Projektabschnitt. Notieren sie alle Übernächsten Schritte und Brainstormen sie, was zum Projekt gehört und welche Aufgaben sie in diesem Projekt erledigen müssen. Fällt ihnen später noch was ein, können sie die Liste jederzeit erweitern. Hierzu mehr im {zooitem: 172 text: nächsten Artikel}.

Informationen sammeln mit Outlook und OneNote
Verarbeiten und Organisieren in OneNote

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