Blog by Markus Müller

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Office 365

Ich habe mir einen Account für die Online Produkte von  Microsoft zugelegt. Aber was ist Office 365 eigentlich? Nun es handelt sich hierbei um die Online Produktsparte von Microsoft. Darunter fallen Produkte wie u.a. Exchange, SharePoint 2010, Lync, Office WebApps und die Office Desktop Software.

Die Produkte sind unterteilt in verschiedene Mietpläne, welche sich im Umfang und im Service Unterscheiden. Gezahlt wird per Kreditkarte monatlich pro Benutzerlizenz. Die Mietlösung für Kleine und Mittelständige Unternehmen (KMU) kostet 6,50 € pro Lizenz und umfasst die Nutzung von Exchange, SharePoint, Lync und Office Web Apps. Für die Desktop Version von Office Professional Plus 2010 zahlt man 16 € pro User zusätzlich, hat aber dann die Vollständige Desktop Suite welche sich mit den Online Services nahezu nahtlos einsetzten lassen.

Wie kommt man nun an Office 365 ran. Zunächst sei gesagt, dass das Angebot nur für Firmenkunden gilt. Auf der Seite von Microsoft sind Verlinkungen zu den vers. Angeboten und Mietplänen. Plan P1 ist dabei für KMUs gedacht und Plan E3 für große Unternehmen. Ich habe mich logischerweise für Plan P1 entschieden. Nun wählt man sich im Zuge der Registrierung einen Domänennamen aus. In meinem Fall habe ich „unitynet“ verwendet. Nach Angabe von Firmen- und Kontaktdaten und nach der Zahlungsart bekommt man nun seine Zugangsdaten per E-Mail sowie eine Subdomain worüber man seinen Account verwalten kann. In meinem Fall also unitynet.onmicrosoft.com.

Die Person die das Paket registriert hat ist auch gleichzeitig der Admin. Beim Einloggen startet man im Admincenter. Hier kann man direkt über das Menü auf einen vorinstallierten SharePoint zugreifen und auf Outlook Webapp. Die E-Mail Adresse wird bei der Registrierung festgelegt und endet dann auf Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

Mit der Microsofteigenen Subdomäne war ich jedoch nicht zufrieden, aber MS bietet die Möglichkeit, seine eigene Domäne mit Einzubinden. Dies habe ich mit meiner Domäne „unitynet.eu“ getan, aber dazu später mehr.

Was bietet mir dieses Office 365 nun im Detail. Nun, meine Ausgangssituation sieht wie folgt aus. Ich betreibe einen privaten Exchange Server zuhause. Dieser wurde damals virtuell als Testumgebung installiert, ist seither gewachsen und wurde dann von mir auch produktiv genutzt. Über meinen Provider habe ich mir eine Feste IP-Adresse gesichert und über VPN konnte ich somit auf mein Exchange Postfach und auf SharePoint 2010 zugreifen. Allerdings wurden mir die Stromkosten zu hoch sowie der Verwaltungs- und Wartungsaufwand.

Mit Office365 kann ich die Kosten im Blick behalten. Pro User zahle ich einen festen Preis. Brauche mich weder um Updates, Konfiguration noch um Hardware zu kümmern. Davon verspreche ich mir mehr Freizeit für die wichtigen Dinge, noch schnellerer, komfortablerer Zugriff auf meine Daten und Kostenveringerung für Hardware und Strom.

Mit Exchange kann ich meine Mails von überall aus bearbeiten ohne Ständig ein VPN aufzubauen. Dazu kann ich die neuste Version nutzen. Ich kann eine Verbindung mit Outlook herstellen und die Desktop Version nutzen und dass ohne das mein PC oder Laptop Mitglied in einer Domäne sein muss. Selbiges gilt natürlich auch für Kalender und Kontakte.

Mit SharePoint verwalte ich wie gehabt meine Daten, Listen und EDV Dokumentationen. Auch kann ich nun Features nutzen, die bisher auf meiner SharePoint Installation nicht liefen. Der Vorteil hier ist einfach, eine saubere Installation von Profies ;) Den Rest kann man sich selbst dazu konfigurieren. Nachteil ist aber auch ganz klar, alle Features des SharePoints 2010 sind hier nicht nutzbar. Darunter fallen u.a. Die Metadatenbank für Unternehmensstichworte. Auch die Suchfunktion scheint noch nicht zu Funktionieren.

Die Office WebApps ermöglichen es, Office Dokumente direkt im Browser anzuzeigen und zu bearbeiten. Dabei muss ich aber sagen, dass das Bearbeiten wirklich nur rudimentär möglich ist. Einfache Dinge wie Tabstops sind nicht verfügbar. Allerdings lassen sich einfach Texte ergänzen. Für die professionelle Bearbeitung rate ich zu einer richtigen Office 2010 Desktop Lizenz.

Nun aber zu der Übernahme der eigenen Domäne zu Office365. Möchte man seine eigene Domäne mit dem Office 365 Paket verbinden gibt es im Admincenter dazu die Möglichkeit weitere Domänen hinzuzufügen. Hierbei gibt es aber nicht selten Probleme. Zunächst wählt man seine Domäne aus welche man mit Office365 verbinden will. Um nachzuweisen, dass man selbst der Eigentümer der Domäne ist, muss man diverse Schritte im DNS System des Anbieters durchführen. In meinem Fall liegt Unitynet.eu bei Hosteurope. Also ab in den Adminbereich von Hosteurope und nach Anleitung die Einstellungen getätigt. Nun nochmal zurück zu Office365 und die Einstellungen prüfen.  Geklappt! Zwar konnten die Einstellung nicht genau so gemacht werden wie in der Anleitung steht, aber es ging. Und das ist das Problem. Es gibt nur Anleitungen für bestimmte Provider oder eine allgemeine Anleitung. Sollte der Anbieter, in diesem Fall Hosteurope, gewisse Einstellmöglichkeiten nicht bieten, muss man tricksen, einfach ausprobieren oder sich an den Support wenden. Nun ja die Domäne wurde nun von Office365 geprüft und kann für weitere Schritte verwendet werden. Nun gilt es den DNS Server der Domäne auf den Microsoft DNS Server umzustellen. Leider ist dies bei Hosteurope nicht möglich. Dieser gibt nur die eigenen DNS Server fest vor. Laut Supportanfrage kann hier nichts gemacht werden.

Um die Dienste bei Microsoft dennoch zu nutzen, muss man seine DNS Einträge dann selbst verwalten und einstellen. Für Exchange habe ich dabei einen MX Record erstellt sowie einen CNAME DNS Eintrag für das Autodiscovery. Für SharePoint habe ich eine Subdomäne angelegt „sp.unitynet.eu“. Da ich den Lync Dienst nicht nutze, habe ich hier keine Änderung vorgenommen.

Derzeit funktioniert alles und ich bin zufrieden. Für den Preis echt eine gelungene Alternative zum Betrieb im eigenen Unternehmen. Allerdings bleibt es eine Rechensache sowie die Frage, ob man das notwenige KnowHow an Board hat um eine Firmeninterne Lösung zu betreiben.

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