Blog by Markus Müller

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Informationen sammeln mit Outlook und OneNote

In Part 2 und 3 dieser Serie haben wir Outlook und OneNote konfiguriert. Nun sehen wir, wie wir diese Tools zum Erfassen und Speichern von Informationen nutzen.

Outlook sehe ich nicht als Tool zum Erfassen von Informationen. Es sammelt unsere E-Mails und spielt eine größere Rolle in anderen GTD Prozessen. Outlook sammelt alle E-Mails zentral im Posteingang um diese später zu bearbeiten.  In diesem Artikel werden wir uns hauptsächlich mit OneNote beschäftigen.

OneNote Docked Mode

Eines der wohl besten OneOne Features, dass das Leben verändert, ist wohl der angedockte Modus von OneNote. Hierbei wird OneNote rechts an den Bildschirm angeheftet. Man kann Notizen erfassen und gleichzeitig die normalen Inhalte auf dem Bildschirm anzeigen. Das Beste dabei ist unter anderem, dass OneNote einen Link zu dem aktiven Programm oder der Webseite automatisch in die Notizen mit einfügt. Die automatischen Links funktionieren nicht mit jedem Programm.

Um den Dockingmodus einzuschalten klicken sie auf Ansicht, dann auf "an den Desktop andocken". Alternativ die Tastenkombination STRG+ALT+D. Der Text in OneNote wird automatisch umgebrochen. Man muss also keine Angst vor Scrolling haben. Ein erneutes Drücken der Tastenkombination schaltet OneNote wieder in den normalen Modus.

Senden an OneNote

Ein weiteres gutes Feature ist "senden an OneNote". Man kann einen Text aus dem Internet Explorer markieren und über Rechtsklick direkt an OneNote in die Inbox senden. Voraussetzung ist die korrekte Konfiguration wie aus Part 3 der Artielserie. Aus Outlook kann man ganze E-Mails samt Anhang und Overhead (Absender, Datum, Betreff, usw.) über den OneNote Button direkt zu OneNote senden.

Meeting Details

Über den Button "Besprechungsdetails" in OneNote kann ich Termindetails direkt aus Outlook in OneNote übernehmen. Dies ist z.B. für ein Meeting Protokoll sehr sinnvoll. Die Teilnehmer werden auch in die Notiz übernommen als Checkbox und man kann darüber eine Anwesenheitsliste führen.  Man muss Outlook nicht mal geöffnet haben. Andersherum geht es auch.

Copy and Paste

Man kann Notizen auch gewohnt mit Copy & Paste einfügen. Hierbei wird sogar die Quelle und ein Link erzeugt, von wo man den Text kopiert hat.

Weitere verlinkte OneNote Notizen kann man unter anderem auch in den Aufgaben und Kontakten aus Outlook heraus erstellen. Alle Informationen werden in OneNote übernommen und ein Link zurück zum entsprechenden Outlook Eintrag wird erstellt.

OneNote backlink

Print to OneNote

Alles was sie in Programmen ausdrucken können, können sie wie PDF auch über den OneNote Drucker an Onenote senden.

onenote drucken

Weitere Möglichkeiten zur Erfassung von Informationen ist das Scannen über das Menüband "Einfügen" -> "Gescanntes Bild" oder das Hinzufügen aller Arten von Dateien per Drag & Drop.

Im {zooitem: 173 text: nächsten Artikel} erfahren sie, wie ich die gesammelten Informationen verarbeite.

OneNote 2013 Setup
Organisieren in Outlook

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