Blog by Markus Müller

Mein Lifestyle, meine Hobbies und alles dazwischen.

EDV Dokumentationen #1

 

IT Service beinhaltet für mich auch die Führung einer Dokumentation. Um im Fehlerfall alle Konfigurationen und Supportinformationen griffbereit zu haben ist eine solche EDV Dokumentation unerlässlich. Wer denkt, eine EDV Dokumentation brauchen wir nicht, sollte sich mal vor Augen halten was passiert, wenn der Mitarbeiter erkrankt oder das Unternehmen wechselt. Wer hat dann noch den Durchblick? Zudem kann man als Mensch nie jedes Details der Kunden im Kopf haben. Vor allem wenn man eine Vielzahl an Kunden hat und deren Strukturen sehr groß sind.

 

 

Ich habe mir einige Programme angesehen, die das automatisiert durchführen, sowie einige Vorlagen für die manuelle Erarbeitung einer EDV-Doku. Nun ist es so, das für jeden andere Daten wichtig erscheinen und den strukturellen Aufbau jeder anders gut oder schlecht beurteilt.

 

Mich hat beides nicht sonderlich angesprochen, also habe ich mir selbst Vorlagen erarbeitet. Meine Vorlagen basieren hauptsächlich auf Word und Excel. Die Daten für die Dokumentation müssen alle manuell von Hand erfasst werden. Dies hat Vor- und Nachteile. Vorteil ist unter anderem, dass man nur die Daten aufnimmt die man wirklich benötigt. So bleibt auch die Struktur relativ übersichtlich. Nachteil ist eben der hohe Arbeitsaufwand. 

 

Programme hingegen erfassen alle Daten automatisch. Hier hat man enorme Zeitersparnis. Nachteil ist, die Programme erfassen oft einen großen Teil an Daten, die man nicht benötigt. Zudem kann es sein, dass er wichtige Daten nicht erfasst, welche auch manuell eingepflegt werden müssen. Programme speichern ihre Daten oft in proprietären Formaten oder in Datenbanken. Mit einer Software ist man zudem oft an einen Rechner lokal im Unternehmen gebunden. Zudem kommen teils noch Lizenzkosten für die Software hinzu. Vorlagen in Word und Excel sind zunächst mal kostenlos.

 

Meine Dokumentationsdaten werden auf einem SharePoint Server gespeichert in Office365. Mittels Web Apps kann man Dateien auch ohne lokale Office Version bearbeiten. Das System ist auch prädestiniert für Team Zusammenarbeit. Die Daten sind überall abrufbar.

In Word habe ich mir für meine Dokumentation so genannte Schnellbausteine angelegt. Das sind Textblöcke die man erstmal blanko anlegt und dann speichern kann. Bei Bedarf kann man ganze Blöcke auf Knopfdruck einfügen. Ich habe Textblöcke für Server, Clients, Router, Software, Virenscanner, Datensicherungen, u.v.m. Diese Schnellbausteine werden leider nur lokal im Office gespeichert. Dafür habe ich eine Word Datei erstellt, welches auf jeder Seite einen Blanko Textblock beinhaltet. Diese Textblöcke muss man markieren, dann in der Rubrik "Schnellbausteine" einfügen über den Button "Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern".

 

Innerhalb von SharePoint werden die Dokumente je Kunde in einem Ordner gespeichert. Eine Unterordner Struktur gibt es nicht. Die Dateien werden mittels Metadaten und speziell konfigurierten Ansichten und Gruppierungen sortiert und gefiltert. Mittels Metadaten lassen sich die genwünschten Dateien sehr schnell finden. Innerhalb der Word Dateien arbeite ich mit Links und Verweisen zu anderen Dateien. Hier ist eine Speicherung der Daten in einem einzigen Ordner sehr von Vorteil.

 

Umstieg auf eine vegane Ernährung
Gaming - Aktueller Stand Juni 2013
 

Kommentare

Keine Kommentare vorhanden
Bereits registriert? Hier einloggen
Gäste
Sonntag, 21. Januar 2018
If you'd like to register, please fill in the username, password and name fields.